Obowiązek wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary porządkowej

Zgodnie z art. 109 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2025 poz. 277) – kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Celem instytucji wysłuchania pracownika jest umożliwienie pracownikowi przedstawienie swojego stanowiska, wyjaśnienia okoliczności zdarzenia oraz potencjalne wpłynięcie na decyzję pracodawcy co do samego faktu ukarania lub wyboru rodzaju kary.

W orzecznictwie sądowym podkreśla się, iż wysłuchanie musi poprzedzać zastosowanie kary, tj. moment podjęcia przez pracodawcę decyzji o jej wymierzeniu. Odwołując się do stanowiska Sądu Najwyższego, zastosowanie kary porządkowej następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy wola przełożonego uzyskuje formalny wyraz. W konsekwencji wysłuchanie pracownika powinno nastąpić przed podpisaniem takiego dokumentu, tak aby złożone wyjaśnienia mogły realnie wpłynąć na decyzję pracodawcy – vide. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 marca 1999 r., I PKN 605/98.

Jednocześnie analiza orzeczeń sądów pracy wskazuje na istniejące rozbieżności interpretacyjne dotyczące formy wysłuchania pracownika.

W jednej ze spraw prowadzonych przez Kancelarię, sąd I instancji oddalił powództwo o uchylenie kary porządkowej akceptując skuteczność wysłuchania pracownika dokonanego w drodze korespondencji mailowej, wskazując, że skoro pracownik sam wybrał tę formę komunikacji i przedstawił wyjaśnienia, to cel przepisu został osiągnięty. We wskazanym ujęciu decydujące znaczenie przypisano nie tyle formie wysłuchania, ile rzeczywistej możliwości przedstawienia przez pracownika swojego stanowiska przed podjęciem decyzji o ukaraniu.

Odmienną interpretację zaprezentował sąd II instancji, który na skutek wniesionej apelacji uchylił zastosowaną karę porządkową powołując się na wykładnię literalną i funkcjonalną przepisu. Sąd II instancji w uzasadnieniu do wyroku wskazał, iż użyty przez ustawodawcę zwrot po uprzednim wysłuchaniu pracownika, co do zasady przemawia za koniecznością zapewnienia ustnej formy wysłuchania. Sąd w uzasadnieniu podkreślił także, iż bezpośrednia rozmowa stwarza pracownikowi najpełniejsze warunki do odniesienia się do stawianych pracownikowi zarzutów, a pracodawca winien stworzyć możliwość takiego spotkania, przedstawić swoje zastrzeżenia oraz umożliwić pracownikowi ich ustne skomentowanie. Jednocześnie dopuszczono możliwość złożenia wyjaśnień pisemnych, o ile to pracownik, który korzysta ze swojego uprawnienia uzna taką formę za wystarczającą.

Zestawienie obu stanowisk prowadzi do wniosku, iż w praktyce sądów pracy funkcjonują równolegle dwa nurty interpretacyjne: pierwszy akcentujący konieczność zapewnienia ustnego wysłuchania oraz drugi, dopuszczający także formy pośrednie wysłuchania, w tym wyjaśnienia pisemne lub elektroniczne.

Rekomendujemy, aby wysłuchanie pracownika przed nałożeniem kary porządkowej co do zasady odbywało się w formie ustnej, przed podjęciem i sformalizowaniem decyzji o ukaraniu. Dopuszczenie pisemnych wyjaśnień powinno mieć charakter wyjątkowy i wynikać z inicjatywy pracownika.

r.pr. Filip Żelazny 

f.zelazny@ioswiata.pl